Comment paie une entreprise de recrutement ?

Le Règlement sur la conduite des agences d’emploi et les entreprises continue de causer des maux de tête 15 ans après leur adoption. Ally Tow de Boyes Turner examine les occasions où les employeurs peuvent involontairement être tenus de verser des commissions aux agences, et comment les éviter.

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Politique sur l’utilisation des employés d’agence

Il y a 15 ans que la loi a été adoptée pour restreindre le moment où les entreprises peuvent facturer des frais de transfert lorsqu’un employeur offre un poste permanent à un travailleur temporaire.

La Conduite of Employment Agencies & Business Regulations 2003 est entrée en vigueur en avril 2004, mais elle n’a pas été sans controverse.

De nombreuses entreprises ont trébuché, blâmant les difficultés rencontrées dans la compréhension et la mise en œuvre correcte de la réglementation. L’une des conséquences a été l’évolution d’un nouveau domaine de la jurisprudence autour de ce qui constitue la « cause effective de l’introduction ». Cela signifie qu’il peut y avoir des moments où les hirers deviennent involontairement tenus de payer des commissions.

Quand cela pourrait-il se produire et comment les employeurs peuvent-ils éviter ce piège ?

Quand quelqu’un est introduit pour un emploi direct

La commission contestée des entreprises d’emploi qui introduisent des demandeurs d’emploi à un locataire pour un emploi direct se fera généralement de deux façons.

Lorsqu’ un chercheur d’emploi qui a déjà été présenté à un locataire potentiel par une entreprise d’emploi mais qui n’a pas été engagé au moment de l’embauche, mais qui est embauché par la suite suite soit d’un contact direct avec le locataire, soit d’une introduction par une autre entreprise d’emploi.

Les conditions des entreprises d’emploi prévoient habituellement le paiement d’une commission lors de l’engagement à la suite d’une introduction. Pour se fonder sur les conditions, elles doivent être intégrées au contrat et acceptées par le locataire. Il n’est pas nécessaire que l’acceptation se fait par écrit.

Souvent, les entreprises d’emploi comprennent un terme prévoyant une acceptation réputée lors de la lecture du CV d’un candidat (même s’il est envoyé sur une base spéculative). Dans cette optique, les professionnels des RH devraient tenir compte des points suivants :

• Si des conditions ont été reçues et, dans l’affirmative, quand ? Habituellement, pour être incorporé, le reçu doit être avant que le locataire ne devienne redevable de la commission. Ils n’ont pas besoin d’être envoyés chaque fois qu’un CV est transmis.
• Qu’ est-ce qu’ils disent ? Les termes doivent être lus et bien compris. Il est peu probable que le tribunal puisse aider si l’entreprise d’emploi cherche à se fonder sur un terme que le locataire n’a pas lu ou compris.
• Le locataire a-t-il déjà reçu le CV directement, au moyen de ressources internes et/ou d’une autre entreprise d’emploi ? Si c’est le cas, il est impératif que cela soit inscrit au dossier et indique clairement qu’aucune entreprise d’emploi ne sera utilisée ou qu’une seule entreprise d’emploi sera utilisée. Il est recommandé de conserver des notes de recrutement détaillées pour tous les placements.
• Est-ce que le locataire a plusieurs des sites ? Si c’est le cas, vérifiez si votre entreprise a reçu et/ou accepté des conditions de l’un de ces sites frères. Si c’est le cas, il est probable qu’ils s’appliqueront au locataire dans son ensemble et non sur une base site par site. Enregistrer la réception des conditions de toutes les entreprises d’emploi dans un endroit central. Si les conditions ne sont pas incorporées, la commission peut tout de même être réclamée selon le mérite quantum, c’est-à-dire le paiement d’une somme raisonnable lorsqu’aucune somme contractuelle n’a été convenue.

Travailleurs en affectation temporaire

En cas de différend au sujet de la commission à des agences de placement qui fournissent des travailleurs sous la surveillance ou le contrôle des hirers pour des affectations temporaires, cela ne se produit généralement que d’une façon.

En l’espèce, il s’agit des frais de transfert payables lorsqu’un locataire a embauché une personne introduite par une agence de placement à titre temporaire, puis cherche à les engager à la fin de l’affectation, soit de façon permanente (temporaire à permanente), soit par l’intermédiaire d’un autre organisme. Des frais de transfert seront également exigibles si le locataire présente tout demandeur de travail engagé à la suite d’une introduction par l’agence pour l’emploi à un nouvel employeur.

Le règlement vise à limiter la base sur laquelle les frais de transfert peuvent être facturés.

Par exemple, lorsqu’il y a eu introduction avec ou sans fourniture, toute condition sera inapplicable à moins que le locataire n’ait la possibilité, au lieu de payer les frais de transfert, de prolonger la période d’embauche, à la fin de laquelle le demandeur de travail peut transférer sans frais. (Il n’y a pas de limite à la période d’embauche que l’agence de placement peut demander par voie de prolongation ou le montant des honoraires exigibles.)

Si l’agence a fourni de la main-d’œuvre, le transfert doit avoir lieu soit dans les 14 semaines suivant le début de la première affectation, soit dans les huit semaines suivant la fin de toute affectation, selon la période la plus tardive. Un délai de plus de 42 jours entre les affectations rompt la continuité aux fins du calcul de la période pertinente.

Si le locataire introduit le chercheur d’emploi à un nouvel employeur, l’agence de placement n’est pas tenue d’offrir une période d’embauche prolongée. Des frais de transfert seront exigibles sans restriction, à condition que le transfert ait lieu au cours de la période concernée. Des frais de transfert sont également exigibles sans restriction s’il n’y a pas eu de fourniture de la part de l’agence pour l’emploi.

Prenez soin d’aviser l’agence de placement lorsque vous envisagez d’embaucher un travailleur temporaire à la fin d’une affectation. L’utilisation accrue des médias sociaux signifie probablement que l’agence de placement apprendra l’engagement (la nouvelle embauche pourrait mettre en évidence son nouveau rôle sur LinkedIn, par exemple), entraînant une obligation de payer des frais de transfert.

Les agents sont-ils la cause efficace de l’introduction ?

Un autre domaine de plus en plus fréquent au sein de l’industrie du recrutement est la question de savoir si l’organisme était la cause effective de l’introduction.

Il est maintenant plus courant pour les organismes d’inclure une clause contractuelle prévoyant paiement de commissions, qu’elles soient ou non la cause effective de l’introduction. Cette clause prétendra qu’ils n’étaient pas responsables de l’exécution des travaux conduisant à l’engagement éventuel de cette personne.

Lorsqu’ une telle durée existe, il se peut que le locataire ne puisse pas s’abstenir de payer la commission due (et peut-être deux commissions si une seconde agence de placement était impliquée) et une analyse des faits historiques ayant mené à l’embauche de cette personne devra être entreprise.

Dans ce cas, les notes de recrutement détaillées seront inestimables. Celles-ci devraient inclure tous les courriels indiquant quand et comment le CV du demandeur d’emploi a été reçu, comment et quand les décisions d’embauche ont été prises et toute autre contribution reçue de l’organisme (ont-ils organisé une entrevue ou une ou plusieurs entrevues et/ou aide à la prise de décisions concernant leur paquet de rémunération, par exemple ?).

Dispositions d’opt-out

En vertu de la réglementation, les demandeurs d’emploi comprennent toute personne qui est une entreprise. Tout chercheur de travail temporaire qui fournit des services par l’intermédiaire d’une société de services personnels peut se désinscrire de la réglementation.

Pour être efficace, un avis de retrait doit être communiqué à l’agence pour l’emploi avant toute introduction ou fourniture, à son tour en avisant le locataire avant le début de toute introduction ou fourniture. Un avis effectif rejettera l’ensemble du règlement.

Ils existent peut-être depuis quelques années, mais ce sont des règlements complexes, et ils ont créé de nombreux maux de tête pour de nombreuses entreprises.

Cependant, en comprenant ces points clés et en tenant des registres complets et complets des processus de recrutement, vous aurez la meilleure chance de convaincre le locataire qu’aucun frais n’est exigible.