Le dépôt des comptes annuels est-il obligatoire ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui est faite à certaines formes juridiques d’entreprises. Cependant, il est des entreprises qui sont exemptées de cette obligation. Selon la forme juridique de votre entreprise, il est opportun de savoir si vous êtes tenu à cette obligation légale. Dans l’affirmatif, autant avoir une idée du formalisme autour d’une telle obligation. Cet article lève le voile sur tout ce que vous devez savoir sur le dépôt des comptes annuels.

Le dépôt des comptes annuels, une obligation légale

Les entreprises commerciales sont légalement tenues de tenir une comptabilité d’entreprise. C’est dans cette optique que s’impose l’établissement des comptes annuels, lesquels se déclinent en trois axes principaux : le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes comptables. Le dépôt des comptes permet non seulement d’avoir une traçabilité des activités de la société, mais aussi d’attester de sa situation financière et économique.

Ainsi, les organismes compétents pourront apprécier sa solvabilité. Le dépôt des comptes se fait annuellement, généralement à la fin d’un exercice social, à l’exception de la première année d’exercice. Il donne un aperçu de l’évolution de la société et dans une certaine mesure de sa viabilité sur les années à venir. Au regard de l’importance que revêt cette obligation légale, il est fortement recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour établir vos comptes annuels.

Les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels

Les sociétés commerciales sont tenues de déposer les comptes annuels. Mais en réalité, elles ne sont pas les seules liées par cette obligation.

Les sociétés commerciales

Si le dépôt des comptes annuels est une obligation légale, cela ne concerne que certaines sociétés. De facto, toutes les sociétés commerciales sont tenues de déposer annuellement leurs comptes. Concrètement, cela voudra dire que, sont concernées par cet impératif légal, les SASU, SARL, EURL, Sa, SE, SCA et certaines SNC. Le dépôt des comptes annuels est guidé par un objectif de transparence économique, étant donné que les comptes annuels peuvent être accessibles à qui le souhaite.

En effet, les comptes sont déposés au greffe du tribunal de commerce. Ensuite, le Bulletin Officiel des Annonces Civiles Commerciales (BODACC) informe le public via une publication, que les comptes ont été déposés. Les comptes sont alors disponibles sur le site infogreffe.fr, conformément au principe légal selon lequel, toute personne qui le souhaite peut accéder à l’actualité d’une entreprise.

Généralement, ce sont les fournisseurs, les clients, les banquiers et autorités judiciaires entre autres qui y ont intérêt. Cependant, si vous souhaitez garder une « omerta » sur vos comptes, vous pouvez, au moment de déposer les comptes, y joindre une déclaration de confidentialité des comptes annuels. On parle aussi de dispense de publication. Il faut noter que les conditions de cette limitation ont été actualisées dans un passé récent par la loi Macron.

Les sociétés d’exercice libéral

Au même titre que les sociétés commerciales, les sociétés d’exercice libéral (SEL) sont aussi liées par le dépôt des comptes annuels. Ce sont en fait des sociétés qui dans leur but et fonctionnement, sont assimilées à des sociétés commerciales. Pour peu que leurs activités soient réglementées, ces professionnels libéraux sont soumis aux mêmes règles que celles applicables aux sociétés commerciales parlant de dépôt des comptes. La loi les assimile souvent aux SARL, SA, EURL et SASU.

Ainsi, les SEL concernées par le dépôt des comptes annuels sont :

• les sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL), de même que leurs versions unipersonnelles (SELURL),
• les sociétés d’exercice libéral à forme anonyme (SELAFA),
• les sociétés d’exercice libéral par actions simplifiées (SELAS), ainsi que leurs formes unipersonnelles (SELASU).

Par ailleurs, les associations sont aussi tenues de déposer les comptes annuels sous certaines conditions.

Les exceptions au dépôt des comptes annuels

Le dépôt de comptes annuels ne concerne pas les sociétés civiles : SCI, SCM, SCP. Il importe toutefois de ne pas faire de confusion. L’exemption du dépôt des comptes annuels pour les sociétés civiles n’exclut aucunement la tenue rigoureuse d’une comptabilité, encore moins l’approbation des comptes par les associés en Assemblée Générale (AG).

Prenons pour exemple la SCI. Le gérant d’une SCI est tenu au moins une fois l’an, à une obligation de compte-rendu aux autres associés quant à sa gestion de la SCI. Mieux, ayant des activités économiques, une SCI doit tenir une comptabilité comme une société commerciale classique. De même, les associés doivent approuver les comptes en AG.

Comme les sociétés civiles, les entreprises individuelles, même celles sous le régime de micro entreprises, sont exemptées du dépôt des comptes annuels. A contrario, certaines EIRL (entreprises individuelles à responsabilité limitée) n’en sont pas exemptées.

Le dépôt des comptes annuels en pratique

Le dépôt des comptes annuels suit un formalisme.

L’approbation des comptes

L’approbation des comptes par les associés en AG est un préalable obligatoire au dépôt des comptes. Sans être approuvés par le collège des associés, les comptes ne peuvent être déposés. Ainsi, dans les 6 mois qui suivent la clôture d’un exercice comptable, le dirigeant doit convoquer les associés pour une AG d’approbation des comptes.

La convocation des associés suppose en même temps qu’ils prennent connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion. À l’AG, les comptes sont approuvés, les prévisions de l’affectation du résultat établies et la rémunération de la direction fixée. Un procès-verbal d’AG est alors établi. Les comptes peuvent alors être déposés.

Dans le cas particulier des sociétés à associé unique, le dépôt de l’inventaire et le dépôt comptes signés valent approbation des comptes.

Les pièces à fournir pour déposer les comptes annuels

Le dossier de dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de Commerce n’est recevable que si ces pièces y figurent :

• le rapport de gestion s’il a été établi,
• les comptes sociaux annuels (bilan comptable, déclaration fiscale et annexes comptables, compte de résultat, etc.),
• le PV de l’AG qui atteste de l’approbation des comptes,
• la déclaration de confidentialité si vous ne souhaitez pas publier vos comptes,
• les comptes consolidés pour les SA,
• le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant.

Le délai du dépôt des comptes annuels

Il faut compter 6 mois après la date de clôture de l’exercice précédent pour approuver les comptes. Une fois les comptes approuvés, vous disposez d’un délai d’1 mois à compter de la date d’approbation des comptes, pour déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société commerciale ou d’exercice libéral.

Il est possible de déposer les comptes en ligne. Si vous optez pour un dépôt dématérialisé, vous disposez de 2 mois à compter de la date d’approbation des comptes annuels pour les déposer.

Le coût du dépôt des comptes annuels

Pour déposer les comptes annuels de votre société commerciale, vous devez prévoir un budget. Il est fonction du mode de dépôt (dépôt physique, dépôt par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception et dépôt en ligne) que vous aurez choisi. Dans tous les cas, les coûts prennent en compte les émoluments du greffe, la publication au BODACC et la transmission des informations à l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI).

Ainsi, il faut prévoir :

• 46,96 euros pour un dépôt physique,
• 47,70 euros par un dépôt par courrier en lettre recommandée avec AR,
• 49,15 euros pour un dépôt en ligne.

Les sanctions pour défaut de dépôt

En cas de défaut de dépôts des comptes annuels, vous devrez payer une amende de 1 500 euros, laquelle passe à 3 000 euros en cas de récidive.

De même, toute personne intéressée (fournisseurs, clients, partenaires) peut informer le président du tribunal de commerce si vous ne déposez pas les comptes annuels. Ce dernier peut vous enjoindre une ordonnance de dépôt pour le mois suivant, sous astreinte (sanction pécuniaire pour chaque jour de retard depuis l’envoi de l’injonction de dépôt).