Comment organiser et séparer les recettes ou dépenses privées et professionnelles?

Faire une distinction entre ses finances personnelles et professionnelles est pratique pour mieux suivre sa fiscalité. Cela permet aussi d’évaluer la rentabilité de son business avec plus de précision. C’est pourquoi il est conseillé de créer des partitions distinctes pour le travail et le privé.

Voici quelques étapes simples pour organiser et séparer vos recettes ou dépenses privées et professionnelles.

Créer des partitions pour le travail et la vie privée sur son ordinateur

La différence entre votre vie privée et professionnelle devrait commencer par être visible sur votre ordinateur. Ceci est très utile si vous ne disposez pas d’un appareil dédié pour votre business.

Construire une barrière virtuelle entre votre travail et votre vie sociale peut par exemple éviter qu’un e-mail n’aille à la mauvaise personne de manière accidentelle. Tous vos documents professionnels sont aussi mieux protégés.

Pour facilement séparer les recettes ou dépenses privées et professionnelles sur votre ordinateur, vous pouvez:

• Créer plusieurs bureaux ou espaces dans votre système d’exploitation
• Exécuter deux systèmes d’exploitation en même temps
• Créer deux comptes séparés pour votre travail et votre vie privée
• Faire des partitions séparées (travail et personnel) sur votre disque dur.

Cerner la différence entre les dépenses personnelles et professionnelles

Une autre étape importante pour séparer les recettes ou dépenses privées et professionnelles est de comprendre la différence entre ces deux catégories. Le fait de traiter vos dépenses personnelles comme des dépenses professionnelles peut vous exposer à de lourdes pénalités.

De manière générale, vous devez considérer tout décaissement directement lié à votre activité d’exploitation comme une dépense d’entreprise. Ce sont des charges professionnelles déductibles.

Au cas où vous avez des collaborateurs, expliquez-leur aussi comment suivre les dépenses professionnelles de votre entreprise. Si vous êtes le seul à être ordonné, vous risquez toujours de faire face à des problèmes potentiels plus tard.

Il faut que vos employés et partenaires connaissent la différence entre les dépenses personnelles et professionnelles. Cela évite par exemple qu’ils utilisent leurs cartes de crédit professionnelles pour des dépenses personnelles, et mettent le flou dans les charges de l’entreprise.

Faire une nette distinction entre finances d’entreprise et finances personnelles

Lorsque vous décidez d’exercer une activité, il est conseillé:

• D’obtenir un numéro d’identification pour votre entreprise
• De choisir une forme juridique pour pouvoir séparer les déclarations de revenus d’entreprise et de revenus personnels
• D’ouvrir un compte bancaire d’entreprise et demander une carte de crédit professionnelle.

Sachez par ailleurs que les comptes courants professionnels sont plus adaptés aux transactions quotidiennes, comparé aux comptes d’épargne. Avec une carte de crédit professionnelle, vous bénéficiez aussi d’un plafond de crédit plus élevé au cas où vous voudriez financer votre business.

Allouer un budget à son activité et se verser un salaire fixe

Une autre technique efficace pour organiser et séparer les recettes ou dépenses personnelles et professionnelles est d’allouer un budget à son activité. Cela permet à votre entreprise d’avoir des limites sur ce qu’elle peut dépenser, et vous évite d’utiliser votre compte bancaire personnel à l’avenir.

Vous avez le droit d’utiliser votre compte bancaire personnel pour régler les factures de services publics, faire du shopping en ligne, envoyer de l’argent à des proches, etc. Le compte bancaire professionnel sert uniquement pour les transactions liées à votre entreprise (paiement de fournisseur, achat de produits d’exploitation, règlement de salaires, etc.).

En vous versant un salaire fixe, vous mettez aussi une frontière officielle entre vos finances personnelles et celles de votre entreprise. Assurez-vous de transférer ce montant de votre compte professionnel vers votre compte personnel chaque mois.

Numériser les documents liées aux recettes et dépenses pour les organiser

Lorsque vous gérez un business, vous êtes appelé à recevoir et envoyer différentes factures et reçus. Ce sont des documents comptables importants, vous devriez pouvoir y accéder au moindre besoin.

Ils peuvent par exemple être utiles pour des fins fiscales ou d’audit. Pour éviter les embrouilles, vous pouvez opter pour la gestion digitale des documents liés aux recettes et dépenses. La première étape est de les scanner.

Choisissez de préférence le format PDF pour les enregistrer. A ce propos, Adobe est le meilleur convertisseur de PDF. Lorsque vos documents sont enregistrés sous ce format, vous pouvez facilement les partager et les consulter. Les éléments graphiques et de mise en page sont préservés pour un design plus professionnel.

La prochaine étape est de stocker les documents numériques dans le système par catégorie : personnelle et professionnelle. Vous pouvez ensuite créer des sous catégories selon les exigences de votre business (fournisseur, type de document ou montant du reçu).

Conclusion

Organiser et séparer les recettes ou dépenses privées et professionnelles permet d’avoir une bonne vue d’ensemble sur vos activités. Pour ce faire, vous devez:

• Créer différents espaces pour le travail et la vie privée sur votre ordinateur
• Comprendre la différence entre opérations personnelles et professionnelles
• Différencier vos finances personnelles de celles de votre business
• Allouer un budget à votre activité professionnelle et vous verser un salaire fixe
• Numériser et classer tous les documents liés à vos recettes et dépenses.