Comment bien choisir son agence événementielle ?
Nous rêvons tous d'un événement sur mesure. Qu'il s'agisse d'une cérémonie de mariage, de graduation, d'une fête d'anniversaire ou d'une soirée de gala, on s'attend toujours à ce que tout soit parfait. Pour obtenir une fête digne du Taj Mahal, il faudrait déjà en confier l'organisation à une agence événementielle qui ne risque surtout pas de vous décevoir. Comment s'y prendre ? Lisez plus bas !
Plan de l’article
Le contexte
Choisissez votre agence en fonction du contexte de la cérémonie. Car oui, les agences organisent soit des événements en général (prestation générale) soit des événements en particulier (prestation partielle). Ces manifestations peuvent être de nature professionnelle comme les congrès, conférences, séminaires, soirées d'entreprise ou de nature personnelle dont les mariages, fiançailles, baptême, anniversaire etc… De ce fait, la Logique voudrait que votre choix se porte sur une institution experte en votre domaine de manifestation. Pour vous donner une idée, le choix de HBE (Haute Bretagne Evénements) comme son agence événementielle pour l'organisation d'un salon est très coordonné, pour la simple raison que cet organisme est qualifié en prestations sur le plan professionnel.
L'expérience
Plutôt que de vous laisser séduire par les paillettes, le côté bling bling et high-tech d'une nouvelle agence tape-à-l'oeil, misez sur l'ancienneté. L'expérience de la maison qui propose ses services est vraiment à prendre en compte. Un établissement vieux de trente ans est de loin plus crédible qu'une boîte qui vient de faire son apparition.
Mr Internet donne son avis aussi
Toujours penser au moteur de recherche qui a réponse à tout. En cette ère de technologie, les réseaux sociaux sont devenus l'outil indispensable en détruisant les barrières de l'espace et du temps. Aujourd'hui, vous avez la possibilité de voir et de donner un préavis sur les prestations de services d'une entreprise ou d'une autre. Comment ? En faisant un tour sur la page Facebook ou le profil Instagram de ladite agence puis parcourir la galerie. Ainsi à travers les photos et vidéos vous aurez un avant-goût sur les réalisations de l'agence et effectuer votre choix.
Les services proposés
Une fois que vous avez sélectionné les agences qui répondent à vos critères de recherche, pensez à bien vérifier les services qu’elles proposent. Certaines se concentrent sur des domaines spécifiques tandis que d’autres offrent une gamme complète de services.
Pour commencer, assurez-vous que l’agence offre le type de service dont vous avez besoin. Si, par exemple, vous cherchez à organiser un concert en plein air, vérifiez si l’agence a déjà organisé ce genre d’événement auparavant et quelle expérience elle possède dans ce domaine. De même pour un mariage : certaines agences ont plus d’expérience avec les mariages traditionnels tandis que d’autres sont spécialisées dans des cérémonies plus modernes.
Au-delà du type d’événement et du style recherchés, examinez aussi la gamme complète des services offerts par chaque agence. Certains aspects clés incluent la gestion de projet (du début à la fin), la décoration et la mise en place, le traiteur ainsi que le divertissement ou l’animation durant l’événement.
La transparence des tarifs et des prestations
En plus des services offerts, il faut demander à votre agence événementielle potentielle un devis détaillé dès le début.
Un bon devis doit inclure tous les aspects du projet, y compris les frais administratifs tels que l’embauche d’un coordinateur ou la location d’équipements spécifiques. Assurez-vous aussi que tous les coûts sont clairement indiqués afin qu’il n’y ait pas de surprises désagréables une fois le projet finalisé.
La transparence ne concerne cependant pas seulement les coûts : elle englobe aussi le processus d’organisation dans son ensemble. Vous devriez pouvoir poser librement toutes vos questions concernant l’événement sans avoir l’impression d’être jugé ou pressé pour signer un contrat rapidement.
Aussi, avant de choisir une agence événementielle, n’hésitez pas à faire appel aux recommandations et commentaires post-événement fournis par leurs clients précédents. Cela peut vous donner une meilleure idée sur leur façon de travailler ainsi que leurs résultats obtenus auprès de ces derniers.