Factures impayées : comment bien choisir son logiciel de relances clients ?

Le recouvrement des factures impayées est crucial pour la santé financière d’une entreprise. Les retards de paiement affectent directement la trésorerie avec des rentrées d’argent retardées ou manquantes. Ils peuvent également engendrer des tensions avec les clients et dégrader la relation commerciale. Qui plus est, les impayés peuvent avoir des implications juridiques importantes en cas de procédures longues et coûteuses pour recouvrer les sommes dues. Il vaut donc mieux avoir un bon suivi de ses factures et bien relancer au moindre retard que subir des impayés.

Un suivi manuel des impayés reste néanmoins fastidieux et chronophage. C’est pourquoi, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels de relance clients pour optimiser ce processus délicat.

Avantages d’un logiciel de relance client

Sans solution dédiée, le processus de relance est long, répétitif et facilement dépriorisé face à d’autres tâches quotidiennes. Un logiciel de relances clients permet d’industrialiser ces campagnes de recouvrement de façon beaucoup plus rigoureuse et efficace.

Gain de temps

Aller plus vite dans le suivi des factures est l’avantage principal d’un logiciel de relances clients. Comment c’est possible ? Grâce à l’automatisation des relances clients d’une part et à la centralisation des données d’autre part.

Le logiciel détecte lui-même les impayés, envoie les emails, SMS ou courriers de relance planifiés, sans intervention humaine requise. Cette automatisation représente un gain de temps et d’énergie considérable pour les équipes commerciales ou comptables, souvent débordées.

En se connectant aux outils comptables, le logiciel récupère automatiquement les coordonnées clients, les factures et les paiements : de quoi identifier celles qui sont en retard de paiement et les coordonnées des clients qu’il faudra relancer. Les équipes disposent ainsi d’une vision à 360° de la situation dans un seul endroit, sans avoir à passer d’un outil à un autre.

Réduction des délais de paiement moyens

Un autre bénéfice d’un logiciel de relances clients est sa capacité à réduire drastiquement les délais moyens de paiement de la part des clients. En automatisant et en industrialisant les processus de relance, l’outil permet en effet d’accélérer très nettement les cycles de recouvrement et ainsi d’améliorer la performance de trésorerie de l’entreprise.

Sans solution dédiée, les relances manuelles sont souvent effectuées de manière désordonnée, au gré des disponibilités des équipes et en fonction de leur charge de travail fluctuante. Il en résulte inévitablement des retards dans le lancement des premières actions de recouvrement et dans le suivi des dossiers. Ces temps morts rallongent mécaniquement les délais de règlement avec un impact direct sur les rentrées de cash.

A contrario, un logiciel de relances permet de détecter immédiatement les échéances dépassées et de déclencher instantanément les premiers messages automatisés sans délai. Les scénarii paramétrables assurent ensuite un suivi rapproché sans aucune fuite, envoyant les rappels successifs à un rythme défini jusqu’au paiement complet de la facture concernée.

Ainsi, la combinaison de la réactivité initiale, du suivi rigoureux et de l’adaptabilité dans les actions de recouvrement permet de réduire significativement les délais de paiement.

Critères de choix pour un logiciel de relances clients

Si les avantages d’un logiciel de relance dédié ne sont plus à démontrer, encore faut-il choisir la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise. De nombreux critères sont à prendre en compte pour faire le bon choix.

Convivialité et facilité d’utilisation

Un des prérequis est l’ergonomie et la simplicité d’utilisation du logiciel de relances clients. Une interface peu intuitive ou des fonctionnalités complexes à prendre en main représenteront un frein à l’adoption par les équipes. L’outil doit être suffisamment convivial pour permettre un déploiement rapide et une montée en compétences facilitée. Certains logiciels proposent de tester l’outil pendant une période donnée. N’hésitez pas à en profiter pour vous rendre compte de leur intuitivité !

Intégration avec d’autres logiciels

La capacité d’interfaçage avec les outils comptables de l’entreprise est essentielle. Un bon logiciel de relances clients est le reflet de votre comptabilité. L’idéal est d’avoir une connexion par API qui permet un transfert des données en temps réel.

Options de communication

Si l’e-mail reste le canal de relance par défaut, proposer différents modes de communication offre plus de possibilités et de flexibilité. Selon les situations, un message SMS, un appel téléphonique ou un courrier recommandé peuvent avoir un impact plus fort. Combiner ces canaux au sein de scénarii multicommunication permet d’optimiser les résultats.

Niveau de personnalisation des scénarii de relance

Chaque entreprise a ses spécificités en termes de process de recouvrement : types de clients, canaux privilégiés, ton à adopter, etc. Il est donc primordial de pouvoir paramétrer finement les différents plans de relance : à partir de combien de temps relancer ? Combien de temps entre chaque action ? Quel canal de communication ? Quel contenu pour les mails, les courriers… ? Envoi manuel ou automatisé ?

Suivi des actions et de l’historique

Durant le cycle de vie d’une facture en retard de paiement, toutes les actions entreprises et les interactions avec le client doivent être tracées méticuleusement dans le logiciel. Ainsi les équipes disposent d’une parfaite visibilité sur le statut de chaque dossier, ce qui facilite le suivi et évite les erreurs ou les oublis.

Reporting et analyses des données

Au-delà de la simple gestion des relances au cas par cas, un bon logiciel de relances clients offre des capacités étendues d’analyse et de pilotage de la performance. Des tableaux de bord et des rapports consolidés permettent d’avoir une vision d’ensemble sur le recouvrement : montant total d’encours, délais de paiement, balance âgée etc.

Ces données chiffrées sont précieuses pour détecter les points de friction, orienter les actions correctives et optimiser continuellement les processus de recouvrement.

Assistance et formation proposées

L’accompagnement de l’éditeur, aussi bien sur le volet technique que fonctionnel, conditionne la facilité de déploiement et d’appropriation du nouvel outil. La qualité du support, des documentations et des programmes de formation sont à prendre en compte.

Avis d’utilisateurs et retours d’expérience

Enfin, avant de se lancer, il est judicieux de consulter les avis et retours d’expérience d’autres entreprises ayant déjà adopté la solution envisagée. Ces témoignages concrets permettent d’évaluer les forces, les faiblesses et la réalité du service proposé par le fournisseur.

Face à l’enjeu primordial que représente la gestion des impayés, un logiciel de relance clients automatisé s’impose presque comme une nécessité pour toute entreprise. Mais encore faut-il en choisir un adapté aux besoins et process de l’entreprise. En suivant les critères détaillés, les équipes financières pourront sélectionner la solution la plus adaptée à leurs enjeux et vite oublier les impayés !