Optimiser la communication interne : comment bien choisir sa solution de téléphonie d’entreprise

Ces dernières années ont été marquées par l’émergence de nouveaux moyens de communication. Ils modernisent complètement les échanges entre les entreprises et leurs clients. Voici les étapes à suivre pour choisir la solution adaptée à votre société.

Le rôle des solutions de téléphonie d’entreprise

Les solutions de téléphonie d’entreprise correspondent à l’ensemble des équipements, outils et système téléphonique qui sont utilisés au sein d’une société.

Leur principal objectif est la facilitation de la communication interne entre les employés et des interactions externes avec les clients et partenaires.

Ces solutions se distinguent des systèmes de téléphonie traditionnelle par leurs fonctionnalités évoluées. Il s’agit notamment du transfert d’appel, de la sonnerie simultanée sur plusieurs postes, de la file d’attente ou encore de l’enregistrement des appels.

Toutes ces fonctions permettent à la société de s’adapter aux besoins souvent complexes de ses activités.

Vous devez évaluer ces besoins pour choisir les technologies de téléphonie adaptées à votre entreprise. Vous pouvez ainsi accroître votre productivité et renforcer votre image de marque sur le marché.

Les critères à prendre en compte pour choisir une solution de téléphonie d’entreprise

Le choix d’une solution de téléphonie pour votre entreprise réponse sur la considération de quelques critères essentiels.

La qualité des appels et la facilité de gestion

Vous devez vous assurer de sélectionner une solution de téléphonie qui garantit des communications fiables et de qualité. Entretenez-vous avec les fournisseurs pour en savoir plus sur le produit.

Consulter les avis de leurs précédents clients ou demander à bénéficier d’un essai gratuit. Cela vous permet d’évaluer la qualité de la solution.

Privilégiez une solution facile à administrer pour permettre à votre entreprise d’être plus autonome dans sa gestion. Cette condition est nécessaire si votre objectif est d’accroître la productivité de vos équipes tout en réduisant les coûts.

Vos employés n’ont en effet plus besoin de recourir à une équipe de maintenance spécialisée. Cela vous permet de réaliser d’importantes économies financières.

Les fonctionnalités et l’évolutivité

Opter pour des solutions de téléphonie avec des fonctionnalités qui s’adaptent aux besoins de votre entreprise.

Elles doivent en effet contribuer à la satisfaction globale des clients et à l’amélioration de la productivité de vos équipes. Assurez-vous que la solution choisie présente les fonctionnalités de base telles que :

• Le calendrier : pour configurer les heures de présence et traiter les appels différemment selon la programmation,
• Le menu vocal : pour proposer divers motifs d’appels aux appelants,
• La messagerie vocale : pour permettre aux appelants de laisser un message en cas de non-réponse,
• Les données d’appel : pour collecter des informations sur les appels et les présenter sous la forme de rapport détaillé.

Vous devez par ailleurs évaluer la capacité de la solution à s’adapter aux évolutions de votre entreprise. Elle doit être en mesure de faciliter l’atteinte des nouveaux objectifs que vous vous fixez et l’élargissement de votre marché.

Le système téléphonique doit également être flexible et permettre l’ajout de nouveaux utilisateurs ainsi que l’amélioration des fonctionnalités existantes.

Privilégiez les solutions de téléphonie qui peuvent être intégrées aux outils métiers que vous utilisez déjà au sein de votre société. Cela facilite le transfert des données d’appels connectés pour alimenter les fiches de contacts.

La majorité des solutions de téléphonie sont aujourd’hui conçues pour s’intégrer aux CRM et aux systèmes d’informations internes.