Rédiger une lettre formelle en français étape par étape

Comment écrire une lettre, quelles formules de politesse utiliser ? Guide de rédaction d’un courrier L’ art épistolaire répond à toute une série de petites codifications qui en font son charme. Pour écrire une bonne lettre (une belle lettre !) , il faut d’abord comprendre sa structure et comprendre sa raison d’être. C’est selon cela que sont placées les fameuses formules de salutation et de politesse, qui varient en fonction de la personne à qui l’on s’adresse.

Avant de s’attarder sur les différentes formules, voyons comment se construit une lettre formelle, depuis ses premières lignes jusqu’à la conclusion.

Pour s’y retrouver, voici les grandes étapes sur lesquelles s’appuie ce type d’écrit :

• structure de la lettre
  • L’en-tête
  • Le corps de la lettre
  • La politesse d’une lettre ou d’une forme de salutation
  • La signature

La structure de la lettre

Pour transmettre un message clair et donner au destinataire tous les éléments nécessaires, la construction d’une lettre obéit à une logique précise. Impossible de s’y soustraire : l’efficacité d’un courrier dépend de la clarté de ses trois segments majeurs : l’en-tête, le corps du texte, puis la salutation.

L’en-tête

L’en-tête, c’est la carte d’identité du courrier. Placé en haut à gauche, il renseigne le destinataire sur l’auteur, le lieu et la date de rédaction, ainsi que, si besoin, l’objet de la lettre. On commence généralement par la civilité (M. ou Madame), suivie du prénom, puis du nom de famille. Les titres académiques ou militaires (Professeur, Docteur, Général…) sont aussi acceptés, si le contexte s’y prête. Pour les titres aristocratiques, leur usage reste rare, mais possible dans des cas très spécifiques.

Juste sous le nom, il s’agit de présenter l’auteur en allant du particulier au général : mention de la fonction, de l’institution ou de la société, puis l’adresse complète. Petite précision pratique : en France, l’adresse commence par le numéro, suivi du nom de la rue ; en Belgique, l’ordre peut s’inverser.

Un exemple pour fixer les idées :

Monsieur I Retold
Mnémoniste
123, Rue du Pré
1000 Bruxelles
Belgique

À droite, on peut indiquer les coordonnées du destinataire, selon le même schéma, si la situation le justifie.

La date se place également à droite, un ou deux paragraphes plus bas, après les informations du destinataire ou juste après l’auteur si le destinataire n’est pas mentionné. Elle s’écrit ainsi : « Bruxelles, 17 juillet 2016 ».

L’objet du courrier n’est pas obligatoire, mais il devient judicieux pour un échange avec une administration ou une entreprise : il facilite le traitement du courrier.

Le corps de la lettre

Une fois les éléments d’identification posés, vient le cœur du message. La lettre, pour être lue et comprise, doit être structurée. Généralement, on distingue trois moments : l’accroche, le développement, la formule de clôture.

Une lettre courte peut être redoutablement efficace, à condition d’aller à l’essentiel.

L’accroche commence toujours par la formule d’appel, qui dépend du statut de la personne à qui l’on s’adresse. Pour une personne précise, on écrit « Monsieur » ou « Madame ». Si le sexe ou l’identité est inconnu, on opte pour « Madame, Monsieur ». Il faut éviter d’associer le nom de famille à la civilité (« Madame Dupont ») sauf contexte très formel ou institutionnel.

Le mot « cher/ chère » est réservé à un proche : « Cher collègue », « Chère sœur », « Mon cher ami »… Il serait inadapté de s’adresser ainsi à une personne jamais rencontrée. En revanche, pour des contacts réguliers ou amicaux, ces usages prennent tout leur sens.

Dès qu’il s’agit d’une fonction officielle, on cite la fonction : « Monsieur le Directeur », « Madame la Présidente », « Maître », « Docteur »… Selon la proximité, on peut même combiner : « Madame l’Adjointe, cher ami ».

Pour les fonctions exercées par des femmes, on féminise : « Présidente », « Docteure », etc.

Après l’appel, il faut introduire le sujet sans formules toutes faites. Adieu les « Je vous contacte pour… » ou « Par la présente… ». Mieux vaut rebondir sur un fait : « Suite à notre conversation téléphonique de… », « Merci pour votre courrier du… », « Je me permets de revenir sur… », « Je suis heureux de… ». Cette entrée en matière donne le ton et évite l’artificialité.

L’accroche doit être limpide, sans détour, et amener naturellement le développement.

Le développement enchaîne logiquement, point par point. Chaque idée a son paragraphe, chaque argument trouve sa place. Pour garder du liant, on s’appuie sur des connecteurs (cependant, d’ailleurs, par ailleurs…). On peut aussi hiérarchiser ses arguments : « d’abord », « ensuite », « enfin ». Ou encore : « d’une part », « d’autre part ».

Pas besoin d’un roman : clarté et concision gagnent toujours. Si la lettre s’étend sur plusieurs pages, attention à ne pas laisser la dernière page vide ou n’y faire figurer que les formules de salutation et la signature.

La phrase de clôture (ou « conclusion ») résume l’ensemble, en lien avec le début de la lettre. Il s’agit de rappeler l’objet, de formuler une demande, de proposer une rencontre ou de faire passer un avis. Par exemple : « Je souhaite pouvoir discuter de cette question avec vous », « Je reste disponible pour tout échange », « Je vous remercie par avance de l’attention portée à ce courrier »…

Dans une lettre brève, la formule de salutation peut parfois tenir lieu de phrase de clôture.

La politesse d’une lettre ou la formule de salutation

Toute lettre s’achève par une salutation. Ici, le choix des mots s’ajuste à la relation avec le destinataire : statut hiérarchique, usages de l’institution, degré de déférence. C’est une affaire de dosage et de subtilité.

On retrouve souvent une construction en trois temps : le verbe (prier, croire, agréer…), le titre du destinataire, la formule finale (assurance, considération, sentiments…).

Le choix des verbes n’est pas anodin : « prier de croire », « veuillez agréer », « daigner agréer », ce dernier, extrêmement rare, ne s’emploie que dans des circonstances très solennelles.

La formule finale se module selon la place du destinataire : « salutations distinguées » ou « salutations sincères » pour un égal ; « l’assurance de ma haute considération », « l’expression de mes sentiments dévoués » pour un supérieur ; pour un ministre ou une haute administration, on préfère : « l’expression de mes sentiments les plus distingués » ou « l’expression de mes sentiments très respectueux ».

Il existe de nombreuses variantes : « mon profond respect », « ma plus haute considération », « mon dévouement respectueux », etc. Le choix dépendra du contexte et du degré de formalité souhaité.

Voici quelques exemples pour illustrer ces formules :

• « Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’assurance de ma considération distinguée »
• « Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance de mes meilleurs sentiments »
• « Veuillez agréer, Madame, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments distingués »

Selon le titre et la relation, on peut aussi écrire : « Je vous demande d’accepter, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée », « Veuillez accepter, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués », « Veuillez accepter, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués ».

Pour une lettre moins formelle, ou plus amicale, on retrouve : « Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux », « Croyez, chère Madame, en mes meilleurs sentiments ». Et, dans un registre plus familier (courrier privé ou courriel uniquement), des expressions simples : « amicalement », « bien à vous », « cordialement », « sincèrement vôtre », etc. Ces formules ne s’emploient jamais dans les échanges avec une institution ou une administration.

Enfin, dans une lettre à tonalité plus littéraire ou personnelle, on peut utiliser : « Mes hommages », « Mes sentiments respectueux », « Ma mémoire amicale », « Toute notre amitié »…

La signature

La signature parachève la lettre. Elle s’aligne toujours à droite, sous la formule de salutation, avec un espace d’au moins deux paragraphes. On y inscrit généralement le nom, parfois la fonction.

Respecter la construction, adapter la salutation, personnaliser le développement : tout y est pour rédiger un courrier qui marque les esprits. Les modèles proposés sur le site du Monde offrent d’ailleurs une base solide pour s’inspirer et ajuster au contexte.

Illustration de la structure d’une lettre : l’ordre de ses parties, de l’en-tête à la salutation.