Comment calculer la régularisation des provisions pour charges ?

Résumé des articles : Vous devez rajuster la déduction pour frais lorsque vous recevez le relevé annuel de votre syndic. Il est nécessaire d’aviser le locataire un mois à l’avance et de garder les pièces justificatives disponibles pendant 6 mois. Vous ne pouvez régulariser que les frais dus depuis plus de 3 ans.

Si vous avez opté pour une provision pour les frais de location (et non un ensemble de frais possibles pour le loyer meublé ou pour les colocataires), la loi vous oblige à réglementer cette disposition chaque année en fonction des dépenses réelles engagées.

Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des frais de location, aussi parfois appelé règlement des frais .

Conseil Smartloc Cet article traite de la régularisation actuelle des baux. Pour savoir comment définir vos frais lors de la rédaction du bail (montant, provision ou forfait), veuillez consulter notre fiche pratique sur la fixation des frais dans le contrat de location.

Résumé

• Quelles sont les dépenses recouvrables auprès du locataire ?
• Quand régulariser les charges ?
• Comment régulariser les charges ?
  • Comment calculer les frais à régulariser ?
  • Lettre de régularisation des frais et reçus spéciaux
  • Ajustement des dépenses
• Oubliez la régularisation : la destination des frais de location non récupérés
  • Délai de prescription pour l’ajustement des taxes
  • Action du locataire demandant un règlement tardi
• Ajustement au départ du locataire : déduction du dépôt de garantie
• Locataire non payé pour les frais
  • Attention à la régularisation de la charge abusive
  • Chasser le locataire qui sort

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Quelles sont les dépenses recouvrables auprès du locataire ?

abord, les frais que vous pouvez facturer au locataire pour les dépenses sont limités à indexés dans la liste des frais de location publiée par décret Tout d’ . Il contient les principales bornes de recharge : ascenseur, eau chaude et froide, entretien des espaces communs, petites réparations locatives, etc.

En pratique, cette liste est particulièrement utile pour recharger les frais d’une maison, dans le cas d’un immeuble en copropriété La plupart des frais de location vous sont facturés par le syndic via votre appel copropriété. Dans le relevé annuel des frais qui vous est envoyé, le syndic aura déjà effectué la ventilation des frais recouvrables selon la liste prévue par la loi.

Pour le calcul des frais récupérables, par conséquent, vous aurez seulement besoin de prendrela partie recouvrable des charges de copropriété dans le rapport annuel, pour ajouter les frais que vous auriez payés directement (en particulier, la taxe sur les déchets ménagers qui ne peuvent pas être perçus en dehors de la provision pour dépenses) et comparez le montant total réellement engagé à la provision qui vous a été versée.

Exemple de sommaire complet des dépenses en copropriété avec la colonne du revenu partagé

Quand régulariser les charges ?

Vous devriez régulariser le montant des frais dès que possible, idéalement dès que vous recevez le décompte final des frais de condo, plus juste au début de l’année pour l’année précédente lorsque vous êtes sur une seule propriété. La loi exige ensuite que le locataire soit averti au moins un mois avant de procéder à la régularisation, en particulier le décompte par nature des charges :

Un mois avant cet ajustement, le bailleur informe le locataire du calcul de la nature des redevances et, dans les immeubles collectifs, du mode de répartition entre locataires et, le cas échéant, d’une note d’information sur les modalités de calcul des taux de chauffage et de production de logements collectifs eau chaude. Pendant six mois à compter de la date de présentation de la présente déclaration, les pièces justificatives sont conservées, dans des conditions normales, à la disposition des locataires.

Outre le dénombrement général par nature et, le cas échéant, les conditions de distribution si elles sont trouvées dans une propriété collective, il n’est donc pas nécessaire de transmettre d’autres documents au locataire. Attention, la transmission de vos documents est obligatoire Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 sous peine de voir la totalité des frais annulés, comme en témoigne la jurisprudence opposée.

CA Rennes, chapitre 5, 16 mai 2018 : Les propriétaires n’ont pas signalé la méthode de répartition des redevances entre locataires malgré les défis. Par conséquent, les frais de location ne sont pas justifiés et doivent être remboursés au locataire. https://t.co/kyY3rScjUe

— Louis du Merle (@louisdumerle) 19 mai 2018

Factures de conseil

Au-delà de la comptabilisation par nature des charges et du résumé complet prévu à l’article 23 de la loi de 89, le bailleur n’est pas tenu de transmettre tous les documents, y compris les factures, justifiant les frais de location. La loi simplement prévoit qu’elles sont mises à la disposition du locataire, qui peut donc les consulter, le plus souvent avec le syndic qui les garde dans le cas d’un condominium (voir la réponse ministérielle »).

CA Colmar, 19.3.18 : La loi du 6 juillet 1989 régissant le bail n’oblige pas le locateur à fournir aux locataires une preuve des frais, mais simplement à conserver les pièces justificatives disponibles pour une période d’un mois https://t.co/rZ74e71YIF

— Louis du Merle (@louisdumerle) 21 mars 2018

Comment régulariser les charges ?

Comment calculer les frais à régulariser ?

Une fois que vous avez déterminé les frais à recouvrer auprès du locataire, le calcul est assez simple : le montant à ajuster correspond à la différence entre les crédits réels et les dépenses pour la période considérée.

Si la différence est positivenégative , le locataire vous doit de l’argent dans cette régularisation. Si la différence est , le locataire récupérera de l’argent dans cette régularisation.

Le sujet de la période en question est toujours sensible, il n’y a vraiment pas de règle, mais nous recommandons la régularisation pour des années naturelles complètes . La TEOM (taxe pour l’élimination des déchets ménagers) est toujours dans une année civile, les charges de copropriété peuvent être dans l’année civile ou pour une période de chevauchement de deux ans). Enfin, le locataire peut arriver ou partir pendant l’année, ce qui vous oblige à faire un pro rata.

Pour bien comprendre, prenons un exemple à travers la feuille de calcul suivante, cette feuille de calcul est disponible via notre gestion de location en ligne, que vous pouvez essayer gratuitement pendant 30 jours.

Dans notre exemple, le locataire a trop payé, donc vous devez lui retourner 31,45€. Notez que le calcul est assez complexe car les charges copro ne sont pas dans une année civile. Notre feuille de calcul simplifie automatiquement le calcul des frais de copropriété du 1er janvier au 31 décembre.

Lettre de régularisation des frais et reçus spéciaux

Pour accompagner la déclaration des frais et la répartition possible entre les occupants d’un immeuble collectif, vous devez envoyer une lettre ou un courriel au locataire résumant le montant total que vous avez payé par rapport aux provisions, le montant réel dû et la différence (positive ou négative) qui changer la prochaine échéance du loyer. La feuille de calcul fournie est donc logique car elle vous permet de détailler le calcul. Nous fournissons également par le biais de notre gestion de location en ligne un modèle d’email complet pour le régularisation des charges.

Dans notre exemple, nous devrons déduire 31,45€ de la prochaine échéance du loyer.

Pour ce faire, vous pouvez envoyer un avis de paiement dû et/ou un reçu de paiement directement après le virement.

Ajustement des dépenses

Une fois la disposition réglée, la question de l’ajustement de la disposition se pose. Le propriétaire n’a pas besoin de rajuster l’avantage aux dépenses réelles de l’année précédente. Dans notre exemple ci-dessus, la différence entre le réel et le provisionné étant faible (moins de 10%) le propriétaire peut choisir de rester sur une provision de 130€ et ne pas la changer à 127€.

Le problème est particulièrement épineux lorsque les frais de location comprennent une part importante du chauffage commun et de l’eau chaude : le bailleur peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’un an exceptionnel, bien que la moyenne historique de la disposition soit plus proche de celle établie contractuellement.

Si la différence est importante et n’est pas due à une augmentation temporaire du chauffage, alors il est préférable de changer la disposition afin que les charges adhèrent au niveau de dépense le plus correct. Notre modèle de courrier fourni par le biais de la gestion de la location en ligne comprend également un paragraphe indiquant au locataire le nouveau montant de la déduction utilisée comme base pour calculer le montant à payer.

Veuillez noter qu’il sera également nécessaire d’ajuster les reçus que vous envoyez au locataire.

Oubliez la régularisation : le sort des charges Rent pas récupéré

Délai de prescription pour l’ajustement des taxes

Si vous oubliez de régulariser les frais, ALUR a introduit une prescription pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action en vertu de la bail est prescrit après 3 ans soit en faveur ou contre le propriétaire. La question de la date de début de la prescription n’est pas évidente pour le règlement des frais, en copropriété, on peut penser que c’est la transmission par le syndic de la déclaration annuelle des dépenses de la copropriété.

Au cours de cette période de trois ans, le propriétaire peut rattraper une régularisation des charges qu’il aurait oubliées, la loi précisant simplement qu’une régularisation effectuée plus d’un an de retard devrait être adoucie chaque mois à la demande du locataire .

Demande d’action du locataire régularisation tardive

Veuillez noter que le locataire peut également imposer un ajustement des frais au propriétaire dans cette même période de 3 ans.

Après avoir redémarré le bail par la poste, le locataire peut aller à la première Cour Instance (éventuellement la commission de conciliation départementale au préalable) et demander une régularisation obligatoire.

Il convient de noter que le bailleur n’est pas exposé au risque de remboursement intégral de la provision pour frais pour défaut d’ajustement, comme l’a confirmé un récent arrêt de la Cour d’appel de Riom.

CA Riom, 30 Avr 2018 : #charges locations => l’obligation annuelle de régularisation, n’est accompagnée d’aucune pénalité et sa violation ne peut en aucun cas entraîner le retour au locataire de toutes les charges qu’il a payées lors du bail https://t.co/KRTXvFzLPq

— Louis du Merle (@louisdumerle) 2 mai 2018

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Ajustement au départ du locataire : déduction du dépôt de garantie

En cas de départ du locataire au cours de l’année, par exemple, le 1er juin 2017, ce dernier a payé une provision pour dépenses au cours de l’exercice 2016, dépenses qui ne seront connues qu’en 2018 lorsque les comptes de copropriété sont déclarés. Pour assurer le propriétaire d’un ajustement possible en sa faveur, ce dernier peut détenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie , qui ne reviendra au locataire qu’une fois que le compte de charge est connu.

Cette retenue sera finalement retirée de la régularisation en faveur du propriétaire, mais elle devra également être complétée si la régularisation est en faveur du locataire.

Il convient de noter, bien sûr, que le propriétaire devra garder dans son calcul le temps passé par le locataire dans l’ appartement en proportion à l’exercice des postes — dans notre exemple 5/12 d’un an.

Ce calcul complexe de régularisation, la rétention de 20% sur le dépôt de garantie, la réclamation d’une dette envers le locataire longtemps après son départ, tout cela complique la gestion de son loyer (surtout en chambre partagée) et peut créer des tensions avec le locataire.

Nous recommandons à nos clients une clause de renonciation à l’accord après le départ du locataire, que vous trouverez dans notre article complet sur le sujet.

Locataire non payé pour les frais

Attention à la régularisation des accusations inéquitables

Qu’ il s’agisse d’un contrat au cours d’un bail ou d’un rajustement après le départ du locataire, le locataire est tenu de payer le loyer et les frais, éventuellement régularisés, sous peine de fin de bail.

Par conséquent, il est tout à fait possible poursuivre le locataire pour frais impayés et guider la clause de décision en cas de défaut, en tenant compte du délai de prescription de trois ans que nous avons mentionné.

Il est également possible de faire appel au garant dans les mêmes conditions qu’un loyer impayé (voir notre article sur l’activation de la caution), après vérification que l’acte de sécurité commune et plusieurs frais de location signés inclus.

Conseils Smartloc Comme alternative au garant, nous vous recommandons de passer par une assurance locative non payée qui couvrira également les réclamations relatives aux frais de location et à leurs éventuels règlements.

Chasser le locataire au départ

Dans le cas particulier d’un locataire , la procédure est plus aléatoire car elle a moins de moyens de pression et il sera plus difficile de trouver le locataire. Si le montant de la dette est, par exemple, supérieur à 1 000 euros, après une régularisation du compteur d’eau, peut être la peine du coût de formalisation du locataire, puis de le soumettre au tribunal.

Veillez cependant à bien construire le dossier avant de commencer la procédure, en justifiant notamment que la régularisation importante n’est pas une régularisation abusive ; elle ne doit pas être due à un dysfonctionnement imputable au bailleur (fuite des conduites d’eau) ou à une sous-estimation de l’arrangement pour les charges. Le cas échéant, le propriétaire risque que sa demande de régularisation soit annulée par le juge car il la considère trop brutale ou injuste.

Enfin, si la dette locative est faible, inférieure à 1.000 euros net de la retenue possible de 20% sur le dépôt de garantie, nous vous conseillons de ne pas prendre de mesures contre un locataire qui a quitté les locaux, les frais de procédure et le temps passé ne valent potentiellement pas la peine.