Déménagement d’entreprise : les bonnes pratiques

Qu’elle soit grande ou petite, la vie d’une entreprise est parsemée d’événements négatifs et positifs ainsi que de décisions difficiles qu’il faut pourtant prendre. Le déménagement est sans doute l’un des virages des plus délicats qu’une entreprise devra réaliser à une certaine étape de sa croissance. Ainsi, quel que soit le motif du déménagement, cet événement sensible requiert une certaine préparation, si l’on veut en faire une opportunité de croissance et d’évolution. Voici les bonnes pratiques à adopter lors du déménagement d’entreprise.

Se poser les bonnes questions

Avant de déménager, il est important que vous vous posiez les bonnes questions. La première d’entre elles fait référence aux raisons qui motivent votre déménagement. Plus vous assumerez et prendrez conscience des véritables raisons du déménagement, mieux vous pourrez l’organiser et établir les différents cahiers de charge qui vont avec.

Informer ses collaborateurs et son bailleur de son projet de déménagement

Dès lors que vous avez pris votre décision de déménager, il est important que vous en informiez les collaborateurs. Comme cela, personne n’est pris au dépourvu et chacun a un temps minimum de préparation. Le déménagement peut être un réel propulseur et représenter une source de motivation entre collaborateurs, comme il peut être source de conflit s’il est mal organisé.

Il faudra aussi informer le bailleur du local qu’occupe actuellement l’entreprise. Cela permet de rentrer normalement dans son préavis légal de 6 mois. Parallèlement, le bailleur sera en mesure de chercher à son niveau, un locataire qui viendra vous remplacer, une fois que le déménagement sera fait.

Établir un calendrier de charge et détailler les opérations du déménagement

Il faudra planifier le déménagement de façon chronologique. Vous devrez alors établir un calendrier minutieux avec des dates et des heures, où vous mentionnerez tous les détails.

Par ailleurs, afin de faire un travail bien coordonné, il faudra désigner des responsables de déménagement au niveau de chaque service. Ces derniers serviront de coordonnateurs et seront directement en lien avec le chef d’entreprise ou le responsable des opérations. Il sera ainsi plus aisé pour le responsable chargé des opérations ou le chef d’entreprise de faire correctement le déménagement et prévoir le transport de machines outils pour entreprise.

Mettre en concurrence les devis des déménageurs

Il est important de comparer correctement ce que propose chaque déménageur, afin de pouvoir faire un choix qui vous convienne au niveau de la qualité ainsi qu’au niveau des prix. Vous devez vous assurer que le déménageur choisi est en mesure de bien exécuter sa tâche à partir des expériences que ce dernier a à son actif. Il faudra que le déménageur dispose également des équipements nécessaires pour réaliser un bon déménagement. Si vous déménagez dans une grande ville, il est important de vous renseigner auprès de la mairie de cette ville pour être informé des éventuelles grandes manifestations.

Changer d’adresse et mettre à jour les documents professionnels

Dès lors que vous avez une nouvelle adresse professionnelle, il faudra changer l’ancienne et déclarer la nouvelle auprès des administrations françaises ainsi que des partenaires. Votre site internet est également à mettre à jour. Vous devez aussi mettre à jour votre adresse sur tous vos documents officiels de façon progressive.