Comment choisir un destructeur de documents adapté à ses besoins ?

Un destructeur de documents tient un rôle très important, que ce soit pour un particulier ou pour une entreprise. Comme défini par la loi, les documents doivent être détruits pour des raisons de sécurité et de confidentialité. Les entreprises sont les plus règlementées, car elles peuvent encourir des pénalités. Comment bien choisir son destructeur ? Dans cet article, vous verrez les critères essentiels pour faire votre sélection.

Quels sont les types de documents à détruire ?

Le choix d’un bon destructeur dépendra en premier lieu du type de documents que vous voulez supprimer. En effet, certains appareils peuvent détruire d’autres supports.

Documents en papier, trombones et agrafes

Certains modèles sont actuellement capables de détruire non seulement le papier, mais aussi les trombones et les agrafes. De cette manière, vous ne perdrez pas du temps à les ôter avant leur destruction.

CD et DVD

Les supports de documents ne sont pas uniquement en papier. Certains appareils munis d’un mécanisme spécifique peuvent effectivement détruire les CD et les DVD.

Les différents types de cartes

Il se pourrait que vous ayez à vous débarrasser des cartes bancaires ou cartes vitales expirées. Vous devez choisir un modèle dédié capable de détruire notamment leur puce électronique.

Les autres supports comme les disques durs

Des modèles d’appareil sont également conçus pour détruire ces types de support. En effet, ces derniers peuvent contenir des poinçons faits en acier nickelé. Pourtant, les données contenues dans ces matériels informatiques sont tout aussi délicates.

Les passeports

Le passeport fait partie des documents les plus sujets à une fraude ou une usurpation d’identité. Leur destruction doit être faite dans les normes.

Le volume d’utilisation du destructeur

Le destructeur peut être d’utilisation professionnelle ou domestique. Le nombre d’utilisateurs ainsi que le volume de papiers à détruire constituent ainsi des facteurs de choix d’un bon appareil.

Son cycle de fonctionnement

Un destructeur peut être utilisé de façon continue. La durée d’utilisation sans interruption pour se refroidir est assimilée à un cycle de fonctionnement. Ce dernier peut être de quelques minutes pour les personnes en télétravail ou pour une utilisation domestique.

Sa capacité et sa vitesse de passage

Le choix du destructeur dépendra ainsi du nombre d’utilisateurs. Plus il est grand, plus il est préférable d’opter pour un appareil pouvant détruire le plus de feuilles en une seule fois. Il s’agit de la capacité de passage. Une plus grande capacité est ainsi idéale pour les grandes entreprises ou les coworking. Veillez tout de même à vérifier la fente d’insertion des documents dont la taille doit correspondre à cette capacité de passage.

La vitesse à laquelle les documents seront détruits dépendra ainsi de la quantité des papiers introduits en une fois et de leur grammage.

Le nombre d’utilisateurs

Le volume d’utilisation d’un destructeur varie en fonction de l’importance du nombre d’utilisateurs. Par conséquent, le volume de la corbeille compte parmi les critères de sélection de l’appareil. Vous devez tout de même tenir compte de son encombrement dans ce cas.

Pour un minimum de 1 ou 2 utilisateurs avec un volume de documents faible, un destructeur individuel muni d’une corbeille de 30 litres suffit. Par contre, pour les utilisateurs au nombre de 5 à 10 personnes avec un très grand volume de documents, un destructeur collectif et intensif est nécessaire avec une corbeille d’une contenance de 80 litres et plus.

Les différents niveaux de sécurité offerts

Ce critère est le plus important de tous. Il est évalué selon le niveau de confidentialité des informations contenues dans les documents à détruire. Un niveau de sécurité très élevé implique une destruction des documents en de très petites particules. Cela empêcherait toute tentative d’usurpation d’identité. Lors de la sélection de votre destructeur, veillez donc à prêter attention au type de destructeur et à la taille de la coupe.

Niveau de sécurité P1 et P2 : une coupe fibre

Appelée également coupe droite, ce type de coupe suffit pour les documents classés standards. Ces derniers seront découpés en lamelles droites assez fines selon le niveau de sécurité. Un appareil de niveau P-1 convient pour les documents moins délicats. Le niveau P-2 est destiné aux documents de travail ou financiers ou aux reçus de retrait bancaire.

Niveau de sécurité P3 et P4 : une coupe croisée

Cette coupe offre un niveau de confidentialité plus élevé. Les documents seront en effet transformés en confettis. Elle convient aux documents très sensibles ou personnels. Il peut s’agir entre autres des informations sur les ventes, les passeports ou les données salariales.

Niveau de sécurité P5 à P7 : une coupe micro

Un destructeur avec une coupe micro permet de garantir un niveau de confidentialité absolu. Il est adapté aux documents qui sont jugés très confidentiels, voire secret défense. Leur diffusion pourrait en effet nuire à votre entreprise ou à l’administration. Les différents niveaux permettent de diminuer les déchets à 5 ou 7 fois moins de volume.

Les technologies ou caractéristiques pour une utilisation simplifiée

Les derniers critères, et non les moindres, à prendre en compte concernent les points suivants :

Une fonction sécurité

Sur ce point, il ne s’agit plus de la sécurité du document, mais celle de l’utilisateur. Ces fonctions varient d’un appareil à un autre. Basique, le verrouillage de l’appareil se fait manuellement. Alors que dans les appareils plus évolués, il s’arrête automatiquement dans le cas où une main s’avance près de la fente à introduire les documents.

Un entretien automatisé

Ce système permet aux cylindres de coupe d’être lubrifiés de façon automatique. Ainsi, vous constaterez une amélioration du découpage et une prolongation de la durée de vie de votre destructeur.

Un système anti-bourrage

Certains appareils sont dotés d’une technologie empêchant le bourrage des papiers avant que cela survienne. Elle permet en même temps de gérer les insertions de travers.

Une technologie pour économiser de l’énergie

Le système d’économie d’énergie permet à un appareil de se mettre en veille automatiquement après une longue durée d’inactivité.

Une réduction du niveau sonore

Vous pouvez opter pour un destructeur bruyant, qui s’avère être le moins cher également, si vous l’utilisez très rarement. Toutefois, ce critère est important pour les entreprises travaillant en open space ou les espaces de coworking. Il en est de même pour les utilisations fréquentes. Le système de réduction de bruit diminuerait le niveau sonore de l’appareil. Il peut même devenir très silencieux.