Gestion de contenu d’entreprise : 4 points à améliorer
La gestion des contenus en entreprise est capitale. Pour une bonne gestion de ces données, il faut impérativement mettre en place certaines stratégies. Ceci passe par l’amélioration de certains points stratégiques au sein de la société dont les 4 suivants.
Plan de l’article
L’archivage des données de l’entreprise
La gestion de contenu d’entreprise ne peut se faire sans l’archivage. C’est ce dernier qui permet de conserver un document selon les normes légales et de pouvoir facilement le trouver et l’utiliser au moment opportun. Pour faire un archivage de qualité, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel d’archivage comme ceux édités par sergroup.com en France.
L’utilisation d’un logiciel d’archivage procure des avantages notables en entreprise. L’usage d’un local pour le stockage de documents n’est plus une obligation. L’entreprise peut utiliser cette place à d’autres fins.
Il y a également le gain de temps. En effet, le temps consacré à la recherche, au tri et à la destruction de documents est économisé. La quantité de papier utilisé pour le stockage diminue également. Mieux, la manipulation des documents et le partage d’informations sont effectués de manière plus efficace.
La gestion des documents
La manière dont les documents sont gérés influe aussi sur le fonctionnement de l’entreprise. Pour une gestion appropriée de ces contenus, l’usage d’un logiciel de gestion documentaire (Ged) est aussi nécessaire.
Cet outil vous permet de traiter et de gérer l’ensemble de vos documents électroniquement. Vous réduisez ainsi les délais et évitez les sanctions liées aux retards. Le Ged permet aussi de faciliter la prise de décisions. Les erreurs graves et coûteuses sont écartées.
Avec le Ged, vous accédez instantanément aux contrats en cours, aux factures et aux requêtes des clients et des partenaires. Les informations sont mises à jour quotidiennement. Les services de classement et de diffusion de documents sont automatisés. Les ressources consacrées par exemple au service après-vente et le traitement des commandes peuvent ainsi servir à autre chose.
Le service juridique
Face à l’accroissement constant des données et documents juridiques, il faut trouver le moyen de suivre l’activité juridique et vérifier les éléments et mettre la direction au courant. La numérisation de la gestion des contrats, demandes de brevet, modèles et autres documents juridiques s’avère dans ce cadre la meilleure solution. Elle se fait de façon transparente et permet de bien protéger vos données juridiques.
Vous pouvez par exemple opter pour la solution ECM : logiciel de gestion de documents juridiques. Cette dernière vous donne un accès uniforme, contextualisé et structuré aux documents. Vous bénéficiez aussi de l’automatisation des procédures de vérification et de validation. Les contrats sont aussi gérés électroniquement. C’est une solution qui intègre également une piste d’audit ainsi que des rapports d’analyse.
La sécurité des documents de l’entreprise
La sécurité est aussi à prendre en compte pour la bonne gestion de contenu d’entreprise. Pour cela, vous devez éviter de rassembler vos données en un endroit central comme les systèmes de Cloud. Cette option augmente les risques d’abus sécuritaire et vol de données. Il vous faut confier vos contenus critiques à un fournisseur crédible et proposant une bonne quantité de dispositions sécuritaires.
Pour commencer, faites le point des éventuels risques. Après cela, faites une analyse critique de tous les systèmes. Vous pourrez ensuite choisir un plan de protection adapté à votre entreprise. En prenant de telles mesures sécuritaires, vous vous conformez aussi au règlement européen concernant la protection des informations personnelles de tous ceux qui collaborent avec vous.