Outsourcing : comment le mettre en place ?

L’outsourcing, aussi appelé processus d’externalisation, est une étape importante du développement d’une entreprise. Comment mettre en place un processus fiable et stable d’outsourcing ? Nous vous expliquons l’essentiel de l’externalisation dans cet article.

Comment réussir son processus d’externalisation ?

Lorsque l’on dirige une entreprise, il peut être intéressant d’engager un processus d’externalisation des services internes de gestion. L’outsourcing concerne essentiellement les services de gestion comme la paie, les ressources humaines, la saisie de données, la maintenance informatique, le réseau, la comptabilité, les achats et bien d’autres services.

Il est possible d’externaliser de nombreux services en entreprise, afin de réduire les coûts, mais aussi de gagner en productivité et en compétitivité sur le marché. L’outsourcing présente des avantages concurrentiels visibles tant que le processus d’externalisation est mené à bien dans les règles de l’art.

En effet, pour réussir un processus d’externalisation, quelques étapes doivent être respectées. Analyse, concertation, définition des objectifs… Dans quel ordre procéder pour réussir son processus d’externalisation ?

Les étapes pour réussir l’outsourcing d’une entreprise

Avant toute chose, l’entreprise qui souhaite externaliser ses services internes de gestion doit définir ses besoins et ses objectifs à court, moyen et long terme. C’est tout le fonctionnement de l’entreprise qui est en jeu. La solution d’externalisation intervient dans le cadre du développement et de l’expansion naturelle d’une entreprise.

Un chef d’entreprise peut décider d’externaliser ses services de gestion. La sous-traitance, ou délocalisation, se fait par contrat avec des prestataires. Les étapes à définir pour votre processus d’externalisation sont les suivantes :

• Analyser l’existant en étudiant le fonctionnement des services concernés
• Définir les besoins de l’entreprise : réduction des activités chronophages, besoin de rentabilité, besoin de mobiliser les équipes sur la production, etc.
• Élaborer un cahier des charges logique et cohérent
• Hiérarchiser les besoins de la société, sur la durée et dans l’immédiat
• Se concerter avec les équipes en présence (service marketing, service commercial, etc.)
• Définir quels prestataires peuvent prendre en charge les services
• Trier sur le volet un prestataire (ou plusieurs) de qualité et de confiance
• Signer un contrat (ou plusieurs) avec un prestataire qui peut prendre en charge sur une durée définie la gestion des services concernés

Externalisation: comment faire pour choisir le bon prestataire ?

Votre prestataire en externalisation va fournir un service à l’entreprise en échange d’une rémunération. Pour être sûr de bien choisir votre prestataire, un lien de confiance doit être présent. Comme avec un fournisseur, vous avez le droit d’avoir certains critères d’exigence concernant la qualité de la prestation et du service.

C’est en effet l’harmonie du business qui entre en jeu. La question du budget est donc importante : l’éluder est mauvais signe. Le chef d’entreprise (vous êtes le client) doit annoncer ses attentes à son fournisseur. Sachez que les forfaits les moins élevés ne vous garantiront pas forcément une qualité.

Choisissez vos prestataires en listant vos critères d’exigence et en effectuant des comparatifs. Un prestataire ayant une société de services de taille raisonnable est sans doute plus à même de fournir un travail fiable et de qualité. Par ailleurs, le degré de satisfaction des clients sera potentiellement le vôtre : renseignez-vous !

Le contrat d’externalisation : mise en œuvre et suivi

Une fois votre prestataire choisi, vous signez ensemble un contrat qui vous lie sur une durée déterminée ou indéterminée. S’engage alors une relation de suivi qui sera le gage de la qualité de votre processus d’externalisation.

Sans ce suivi, qui sera le reflet d’une certaine qualité organisationnelle, vous ne pouvez prétendre recevoir des services d’outsourcing de qualité.

Enfin, en toute logique, vous allez pouvoir commencer à procéder à la restructuration de l’effort des équipes, en direction de la production de l’entreprise.

Ceci implique la réorganisation des tâches, des équipes… En fonction des services que vous avez choisi d’externaliser, cette sous-traitance peut avoir des conséquences plus ou moins importantes sur la manière dont l’entreprise s’épanouit.

Vous avez un projet d’outsourcing pour votre entreprise ? Lancez-vous en toute confiance après avoir effectué votre analyse !