Lettres professionnelles : Apprenez comment et quand utiliser chaque type

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Tout au long de votre carrière, vous pourriez être amené à utiliser différents types de lettres professionnelles. Pour cette raison, il est important de comprendre quelle peut être l’utilisation de telles lettres, à qui les adresser, et comment les rédiger. Nous vous proposons d’en apprendre plus à ce sujet, en vous présentant les principaux types de lettres professionnelles, ainsi que la manière dont vous pourrez vous en servir.

En quoi consiste une lettre professionnelle ?

Au contraire des lettres et des messages que vous pourriez adresser à vos amis ou à votre famille, les lettres professionnelles s’emploient pour échanger dans le cadre de votre travail, que ce soit avec vos clients, des collaborateurs, vos supérieurs, et toute autre personne ou organisation auxquelles vous pourriez être amené à vous adresser de manière professionnelle. De ce fait, ce type de lettre doit être adressé dans un langage plus formel que lorsque vous échangez avec vos proches, et il existe quelques règles à respecter pour la rédaction de lettres et courriers de qualité, qui vous permettront d’exprimer clairement vos demandes et idées.

Au tout début des échanges professionnels, les lettres de ce type étaient principalement adressées par courrier, bien que l’arrivée de la technologie nous permette aujourd’hui d’échanger de manières variées, notamment depuis l’arrivée des emails. Des modes de communication auxquels vous devrez vous adapter, et qui peuvent présenter certaines nuances et différences par rapport à leur format papier. Pour en apprendre plus à ce sujet, vous pourrez découvrir les 5 types de lettres professionnelles, dont nous vous proposons un aperçu tout de suite.

Tour d’horizon des différents types de lettres professionnelles que vous pourriez être amené à utiliser, et comment vous en servir

Pour vous préparer à toute éventualité, nous avons regroupé pour vous les principaux types de lettres professionnelles : la lettre de motivation, les courriers professionnels adressés pour des demandes variées, l’envoi d’emails professionnels ou encore la rédaction de lettres de départ. Pour chaque type de lettres, nous vous expliquons dans quelles circonstances il vous sera possible de les employer, et ce qu’il faut retenir pour la rédaction d’une lettre ou d’un email professionnel, pour exprimer tout type de message de manière formelle.

Comment rédiger une lettre professionnelle : la lettre de motivation

La lettre professionnelle la plus classique, et celle à laquelle vous pourriez penser en premier lieu est la lettre de motivation. Il vous est certainement déjà arrivé de rédiger une lettre de motivation, puisque de nombreuses circonstances l’exigent : pour postuler à un nouvel emploi, ou pour entrer dans certaines écoles en l’accompagnant de votre CV. Pour autant, même si ce type de lettre professionnelle ne vous est pas inconnu, il peut être utile de vous rafraîchir la mémoire concernant ses principales consignes de rédaction.

Comme son nom l’indique, la lettre de motivation vous permet tout d’abord de montrer votre intérêt pour un poste, une entreprise, une organisation ou une école. De ce fait, en plus d’y présenter votre parcours et votre carrière, vous devrez également y montrer votre motivation, en parlant de l’entreprise, du poste ou de l’école qui vous intéresse. Vous devrez montrer que vous avez fait vos recherches, et que vous serez un atout pour l’entreprise ou toute autre entité concernée.

Votre lettre de motivation doit donc comporter une touche personnelle, sans oublier les formules de politesse qui conviennent pour ce genre de courrier. En général, la lettre de motivation doit pouvoir tenir sur une seule page, et contenir des phrases courtes convenablement rédigées, sans aucune faute d’orthographe.

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Les courriers professionnels de tout type

En plus des classiques lettres de motivation, vous pourriez également être amené à adresser des courriers professionnels de tout type à vos supérieurs, à vos clients, à des fournisseurs ou collaborateurs. Toutes vos lettres formelles sont le plus souvent réalisées sur un ordinateur, en suivant quelques consignes précises.

• Vous devrez indiquer clairement vos coordonnées, sans oublier la date à laquelle vous adressez ce courrier.
• Il est aussi nécessaire d’indiquer les coordonnées du destinataire, qu’il s’agisse du nom de la personne à laquelle le courrier s’adresse, mais aussi l’adresse de l’entreprise visée.
• Commencez votre courrier par une formule de salutation, et terminez le contenu de votre lettre par une conclusion, suivie de votre propre signature.

Les emails professionnels

De plus en plus utilisés dans le monde du travail, les emails professionnels vous permettent d’échanger rapidement, sur tout type de sujets. Bien qu’ils puissent parfois sembler moins formels que les lettres professionnelles adressées par courrier, il existe tout de même certaines formules de politesse et présentations à conserver.

Vous devrez également prendre le temps de trouver un intitulé percutant pour votre email, s’agissant de la première chose que vos interlocuteurs pourront lire. N’oubliez pas de terminer votre email par une signature personnalisée, qui devra notamment comprendre vos coordonnées ainsi que l’intitulé de votre poste.

Votre lettre ou email de départ

Bien que ce type de lettre ne soit pas obligatoire, lorsque vous quittez une entreprise, il est possible d’adresser une lettre de départ à vos clients ou à vos plus proches collaborateurs, pour les informer de votre départ et les remercier pour votre collaboration. Dans ce cas, mieux vaut choisir de rédiger une lettre ou un email individuel, à personnaliser pour chaque personne à laquelle vous souhaitez adresser ce message. S’il s’agit de vos proches collègues, votre courrier pourra être moins formel et contenir davantage de détails concernant vos projets d’avenir.